Què és un Secretari executiu?
Els secretaris executius o secretàries executives desenvolupen un rol operatiu i estratègic dins de les organitzacions, implicat en el suport i preparació per a la presa de decisions de la direcció.
Són professionals altament qualificats, competents en lleis corporatives, finances, secretaria general, organització empresarial i gestió administrativa.
Desenvolupen funcions de consell a la junta sobre decisions empresarials, planificació estratègica corporativa, coordinació i millora de protocols interns, actualització i assessoria legal, gestió de projectes o direcció d'activitats administratives, de contractes, finances o comptes.
A més, un secretari o assistent executiu també pot assumir funcions pròpies d'un assistent a la direcció. En algunes empreses es refereixen a totes dues posicions de manera indistinta.
Funcions d'un Secretari executiu
- Prestar consell legal en reunions, conflictes d'interessos i nova legislació.
- Assessorar amb coneixements especialitzats en àrees com administració, comptabilitat i finances, recursos humans, logística o operacions.
- Assistir en la planificació i execució d'estratègies corporatives, així com en la negociació de contractes.
- Recopilar informació, analitzar dades i elaborar informes detallats o presentacions per a la direcció.
- Dissenyar protocols per a millorar l'eficiència en el funcionament i la comunicació interna de l'empresa.
- Actuar com a enllaç i coordinació entre la direcció i altres departaments de l'empresa, accionistes, proveïdors o clients.
- Gestionar projectes o equips en representació de l'executiu.
- Preparar reunions, redactar l'ordre del dia i recollir l'acta.
- Organitzar viatges, esdeveniments i logística per a l'equip directiu.
- Gestionar la correspondència i la comunicació dels alts càrrecs, filtrant la informació i visites abans de transmetre-les a l'executiu.
- Garantir la confidencialitat i discreció dels assumptes empresarials.
Perfil professional d'un Secretari executiu
Interessos
Els secretaris executius solen tenir interès per:
- Interès per les empreses i els negocis.
- Exercir treballs dinàmics, d'ordre i precisió.
- Treballar en contacte directe amb altres persones.
- Assumir un rol d'assistència, amb autonomia i responsabilitat.
- Coordinar a persones i distribuir tasques.
- Fer tasques administratives, d'organització i de gestió.
- Assessorar sobre qüestions legals i empresarials.
- Participar en decisions estratègiques.
Competències
Un assistent executiu ha de comptar amb capacitats tècniques com:
- Domini de la comunicació i adequació del llenguatge a empleats, directius, accionistes, clients o relacions públiques.
- Habilitats de negociació.
- Coneixement de seguretat de sistemes d'informació i confidencialitat.
- Elaboració d'informes i presentacions.
- Capacitat per a comprendre situacions legals complexes.
- Coneixements jurídics de confecció de contractes comercials i laborals.
- Coneixements avançats de comptabilitat, finances i fiscalitat.
- Coneixements de recursos humans i legislació laboral.
- Capacitats per al desenvolupament de protocols empresarials.
- Coneixement del sector i particularitats del funcionament intern de l'empresa.
- Capacitat per a la gestió de projectes.
- Comunicació oral i escrita en, com a mínim, un idioma estranger. L'anglès i una altra llengua com, per exemple, l'alemany o el francès.
- Coneixements d'anglès tècnic empresarial.
- Domini de programes d'ofimàtica com Word i Excel.
- Domini de programes de correu i missatgeria, com Outlook.
- Domini de procediments de registre, arxiu i gestió documental, amb programes com ERP.
A més, és important comptar amb competències transversals com:
- Planificació i organització
- Comprensió i expressió escrita
- Anàlisi i resolució de problemes
- Disseny i gestió de projectes
- Presa de decisions
- Visió estratègica
- Autonomia
- Intel·ligència emocional
Trets de personalitat
Alguns aspectes de personalitat habituals en aquesta professió són:
- Assertivitat
- Proactivitat
- Discreció
- Empatia
- Flexibilitat
- Meticulositat
- Puntualitat
- Responsabilitat
- Tolerància a l'estrès