Què és un Secretari?
Els secretaris i les secretàries donen suport en la gestió administrativa, organitzativa i operativa de les empreses.
Faciliten la comunicació i coordinació per a garantir la fluïdesa i eficiència en el funcionament d'una empresa, així com la confidencialitat de la informació.
Desenvolupen la seva activitat en oficines i despatxos, actuant com a enllaç de la seva àrea amb la resta dels departaments, directius, empleats, clients o proveïdors.
Segons les necessitats de l'àrea o el sector laboral el seu rol pot variar, ocupant llocs de secretari o assistent més específics, com poden ser:
Funcions d'un Secretari
- Donar suport administratiu al servei de directius, petits equips o departaments de l'empresa.
- Tramitar, registrar i arxivar expedients, formularis i introduïr dades de clients o proveïdors al sistema de gestió corporatiu.
- Fer tasques de facturació, comptabilitat bàsica o gestió de l'inventari, segons les necessitats de l'empresa.
- Organitzar la base de dades de l'arxiu, de manera que es pugui consultar la informació fàcilment quan es requereixi.
- Assegurar la confidencialitat i seguretat de les dades personals i informació sensible o estratègica.
- Redactar i preparar informes, presentacions i documentació jurídica o administrativa per a l'aprovació i signatura dels responsables.
- Aixecar actes en les reunions i transcriure notes o àudios.
- Programar cites o reunions i coordinar agendes.
- Organitzar la logística d'esdeveniments corporatius o viatges de directius i treballadors.
- Fer seguiment de l'activitat de l'equip, compliment de terminis i coordinació amb altres àrees o contactes externs.
- Gestionar les comunicacions internes i externes, dirigint els missatges o documents a la persona adequada.
- Atendre les trucades telefòniques i el correu electrònic o postal, responent les consultes i derivant quan correspongui.
- Pot fer tasques de recepció, atenent i dirigint les visites.
- Segons l'empresa, es precisa d'un secretari o secretària bilingüe que pugui interpretar documents, traduir comunicacions i expressar-se en diverses llengües estrangeres.
Perfil professional d'un Secretari
Interessos
Els secretaris o secretàries solen tenir interès en:
- Desenvolupar feines dinàmiques.
- Tractar amb persones, atendre clients i transmetre les comunicacions internes.
- Assumir un rol d'assistència, amb autonomia i responsabilitat.
- Fer tasques administratives, d'organització i de gestió.
- Manejar agendes i coordinar persones.
Competències
Un secretari ha de comptar amb diferents habilitats i capacitats tècniques:
- Aptituds de calendarització, gestió del temps i compliment de terminis.
- Capacitat d'adequació de la comunicació a directius, clients i professionals.
- Habilitats comunicatives i d'atenció al client.
- Capacitats per a l'elaboració i adaptació d'informes i presentacions.
- Coneixement dels procediments administratius per a l'emplenament de documentació en els organismes públics.
- Coneixements de comptabilitat, finances i fiscalitat.
- Coneixements de recursos humans i legislació laboral.
- Coneixement del sector i particularitats del funcionament intern de l'empresa.
- Comunicació oral i escrita en, com a mínim, dos idiomes estrangers. L'anglès i una altra llengua com, per exemple, l'alemany o el francès.
- Coneixements d'anglès tècnic corporatiu.
- Domini de programes d'ofimàtica com Word i Excel.
- Domini de programes de correu i missatgeria, com Outlook.
- Domini de procediments de registre, gestió i arxiu documental, amb programes com ERP.
A més, és convenient que una secretària compti amb les següents competències transversals:
- Adaptació i flexibilitat.
- Planificació i organització.
- Anàlisi i síntesi.
- Comprensió i expressió escrita.
- Expressió oral positiva.
- Treball en equip.
- Autonomia.
- Competència digital.
- Coneixement de llengües estrangeres.
Trets de personalitat
D'altra banda, alguns aspectes de personalitat que caracteritzen a aquests professionals són:
- Dinamisme.
- proactivitat.
- Meticulositat.
- Discreció.
- Amabilitat.
- Compromís.
- Puntualitat.
- Empatia.
- Sociabilitat.
- Tolerància a l'estrès.