Secretari jurídic

Els secretaris jurídics proporcionen suport administratiu i de secretaria especialitzada per al personal professional de les oficines judicials. Preparen documents de text i de processos judicials i la correspondència. Altres tasques són l'organització de l'agenda de l'oficina, la programació de cites per als advocats i executius legals, l'atenció de consultes telefòniques i el tracte amb els clients que visiten.

Els secretaris jurídics donen suport administratiu i de secretaria als professionals judicials per garantir el bon funcionament d'una oficina legal. Realitzen una àmplia gamma de tasques d'oficina, com ara respondre al telèfon, donar la benvinguda a clients i visitants, presentar documents legals i gestionar el correu que entra i surt.

Organitzen l’agenda de l'oficina i programen cites en nom d’advocats i executius legals i paralegals. Alguns secretaris jurídics s'ocupen de mantenir i preparar registres dels costos legals.

Fan servir ordinadors per redactar documents legals, formularis i cartes. Redacten una carta a partir d'un esborrany o transcriuen un dictat d’àudio gravat. Alguns fan servir abreviatures.

Els secretaris elaboren documents com ara estats de comptes, factures, notes informatives, arrendaments, contractes, testaments, contractes de propietat i peticions de divorci. Fan servir diferents plantilles d'acord amb el tipus de document. De vegades assisteixen a les reunions o audiències judicials amb un advocat i prenen les notes pertinents.

A les empreses petites, els secretaris obtenen una àmplia experiència en diferents àrees del dret, mentre que en una empresa gran tendeixen a especialitzar-se en una sola àrea. Alguns secretaris jurídics treballen com a especialistes en dret penal, traspassos, successions o família. Altres treballen per a diferents advocats i personal professional. Alguns treballen als departaments jurídics d’empreses industrials o grans centres comercials, empreses del sector públic, bufets d’advocats i tribunals.

Quan adquireixen més experiència, els secretaris assumeixen el control de gran part del treball administratiu rutinari de l'oficina.

Per ser secretari jurídic cal:

• Ser molt hàbil en processament de textos, mecanografia i transcripció d’àudios (a partir d’un dictat gravat).
• Ser responsable, ben organitzat i metòdic, i tenir molta cura dels detalls.
• Posseir bones habilitats de comunicació.
• Gestionar la càrrega de feina de manera eficient i treballar bé sota pressió.
• Posseir un bon domini de l’espanyol. Un error ortogràfic o de puntuació podria alterar el sentit dels documents legals.
• Ser discret i tenir un tracte amable amb els clients, que estan ansiosos o angoixats.
• Reconèixer la necessitat de mantenir confidencialitat i discreció, ja que tenen accés a les dades personals dels clients.
• Tenir interès per al desenvolupament del coneixement dels aspectes de la llei i la terminologia legal.

Alguns caps exigeixen velocitats de transcripció d’àudio o còpia de 60-75 paraules per minut (ppm). Posseir habilitats taquigràfiques resulta útil, però no sempre és necessari. És possible que calguin coneixements de comptabilitat, finances i pràctica empresarial. També es poden requerir habilitats en l’ús de les TIC, com ara gestió del correu electrònic, i ús de fulls de càlcul i bases de dades.

• Actitud responsable.
• Aptituds per a la taquigrafia.
• Aptituds per al secretariat.
• Aptituds per portar els llibres.
• Aptituds per transcriure àudio.
• Atén visites de clients.
• Ben organitzador.
• Bo en gramàtica, puntuació i ortografia.
• Capaç de mantenir informació confidencial.
• Capaç de prestar atenció al detall.
• Capaç de treballar sota pressió.
• Capacitat per gestionar carrega de feina.
• Concerta cites amb advocats, professionals que realitzen la passantia i assistents jurídics.
• Habilitat en mecanografia.
• Habilitat per al processament de textos.
• Habilitat per als negocis.
• Habilitats comunicatives.
• Habilitats en informàtica.
• Interès per la legislació.
• Metòdic.
• Passa a ordinador esborranys.
• Porta l'agenda de cites.
• Prepara les notes dels costos legals.
• Proporciona ajuda a l'equip de professionals en oficines jurídiques.
• Redacta documents legals i cartes.
• Respon al telèfon, agafa missatges.
• Transcriu gravacions de discursos.