Secretari escolar

Els secretaris escolars es dediquen a gestionar la secretaria de l'escola i a donar suport administratiu al director i altres membres del personal.

Les funcions concretes dels secretaris escolars estan relacionades amb la coordinació de l'equip directiu, la comunicació amb les famílies i la gestió de la secretaria escolar. En els centres públics, les comunitats autònomes regulen les funcions directives del centre mitjançant un decret.

Els secretaris escolars:
 

• Gestionen la secretaria de l'escola i organitzen el correu entrant i sortint, s'ocupen del manteniment de registres, de l'atenció al client i de les fotocòpies. A les escoles més petites, realitzen aquestes tasques per si mateixos, mentre que en els centres més grans, poden supervisar un o més assistents de secretaria.
• S'encarreguen de la gestió administrativa i econòmica del centre, seguint les instruccions de la direcció. Poden elaborar l'avantprojecte de pressupost del centre, portar la comptabilitat i retre comptes davant les autoritats corresponents.
• S'ocupen d'aixecar l'acta de les reunions (els acords i temes discutits i aprovats en la reunió) i de donar fe dels acords adoptats.
• Custodien les actes, llibres, arxius del centre docent i els documents oficials d'avaluació. També solen ser els encarregats d'expedir, amb el vistiplau de la persona titular de la direcció, les certificacions que sol·licitin les autoritats i les persones interessades.
• Solen ser els encarregats de la comunicació interna i externa del centre, elaborant el butlletí de notícies, redactant cartes, informes i fullets, responent al telèfon i al correu electrònic i rebent els visitants. En els centres públics, també s'encarreguen de donar a conèixer i difondre la informació sobre normativa, disposicions legals o assumptes d'interès general.
• En col·laboració amb els caps de departament, realitzen l'inventari general del centre educatiu, el mantenen actualitzat i vetllen pel bon ús i conservació de les instal·lacions i equipament escolar.
• Seguint les indicacions del director del centre, s'encarreguen de gestionar i controlar el personal d'administració i serveis, vetllant pel compliment de la jornada i les tasques establertes. També s'ocupen de agendar les cites amb les famílies i organitzar substitucions de personal absent.

Per ser secretari d'escola cal:

• Tenir formació específica en assitència de direcció.
• Tenir coneixements sobre processament de textos, eines ofimàtiques i habilitats en l'ús de les TIC.
• Ser molt organitzat i capaç de donar prioritat a les seves tasques.
• Ser flexible i capaç de fer diferents tasques a la vegada.
• Adoptar un comportament tranquil i tenir sentit comú.
• Ser capaç de treballar sota pressió.
• Tenir unes habilitats de comunicació verbal i escrita excel·lents.
• Gaudir de la feina amb nens i joves.
• Ser discret i capaç de mantenir informació confidencial.
• Ser capaç de treballar de manera autònoma.
• Ser detallista.
• Tenir habilitats numèriques per gestionar diners en efectiu.

• Aptituds per a la comunicació verbal i escrita.
• Aptituds per a la supervisió.
• Aptituds per a la taquigrafia.
• Aptituds per a manejar diner efectiu.
• Aptituds per al secretariat.
• Aptituds per portar registres.
• Aptituds per transcriure àudio.
• Ben organitzador.
• Capaç de mantenir informació confidencial.
• Capaç de prendre la iniciativa.
• Capaç de prestar atenció al detall.
• Capaç de treballar sota pressió.
• Capaç d'entaular bones relacions amb la gent.
• Capacitat per prioritzar tasques.
• Capacitat per realitzar diverses tasques al mateix temps.
• Enfocament flexible.
• Habilitat per al processament de textos.
• Habilitat per als números.
• Habilitats en informàtica.
• Habilitats interpersonals.
• Sentit comú.
• Tranquil.