Què és un Recepcionista?
Els recepcionistes i les recepcionistes són els professionals encarregats de rebre i atendre clients, visitants i personal extern en tot tipus d'entitats i empreses.
Les responsabilitats i funcions d'aquest professional varien segons el lloc de treball que ocupin. Poden atendre trucades, proporcionar informació als visitants o programar visites mèdiques, entre d'altres.
Alguns dels entorns laborals que solen requerir els serveis d'un recepcionista són hotels, restaurants, consultes mèdiques, gimnasos, clíniques dentals o oficines, entre d'altres. També en institucions públiques com escoles, hospitals o institucions governamentals.
Depenent de la mida i organització de l'empresa hi pot haver categories en aquesta àrea professional, amb nivells de responsabilitat diferents. Així, a més del recepcionista algunes organitzacions compten amb la figura de l'ajudant de recepció i del cap de recepció, presents sobretot en hostaleria i turisme.
Tingues en compte que en algunes empreses les funcions de recepcionista les duen a terme treballadors que estan exercint com a administratiu, informador turístic o assistent de direcció, entre d'altres.
Funcions d'un Recepcionista
- Rebre les visites presencials, donar la benvinguda i atendre les seves demandes.
- Atendre les trucades telefòniques i derivar-les a la persona o departaments corresponents.
- Escriure i respondre correus electrònics o derivar-los al professional corresponent segons les demandes requerides.
- Mantenir un control de les entrades i sortides de les instal·lacions.
- Acompanyar i donar indicacions als usuaris o clients.
- Rebre i organitzar la paqueteria que arribi a l'empresa o entitat.
- Organitzar i arxivar documents o registres de clients i proveïdors.
- Mantenir un control i atendre reserves o cites.
- Realitzar el registre d'entrada i sortida en un hotel (check-in i check-out).
- Preparar factures i realitzar cobraments.
- Atendre les preguntes i peticions dels visitants o clients i gestionar les possibles queixes.
- Oferir i recomanar serveis de les pròpies instal·lacions al client.
- Mantenir actualitzat el registre d'informació de pacient amb les dades personals en centres de salut o hospitals.
- Revisar la documentació i arxivar documents, mostres mèdiques o resultats de proves en les carpetes corresponents.
Perfil professional d'un Recepcionista
Interessos
Les persones que exerceixen com a recepcionista solen tenir els interessos següents:
- Rebre i acompanyar usuaris en diferents tipus d'empreses.
- Atendre trucades telefòniques i gestionar el correu electrònic.
- Treballar en equip amb altres departaments i professionals.
Competències
Una recepcionista ha de comptar amb diferents habilitats, coneixements i capacitats tècniques depenent de les seves responsabilitats i funcions:
- Capacitat de comunicació clara i efectiva amb els clients o usuaris del servei.
- Domini de programes de missatgeria com correu electrònic i de paqueteria.
- Coneixement de programes informàtics específics per a la gestió de reserves mèdiques, turístiques o administratives.
- Domini dels programes Office.
- Coneixement detallat de l'organització i del context en què s'ubica per poder realitzar recomanacions als visitants.
- Digitalització de documents.
- Domini i fluïdesa en l'ús d'idiomes, en especial de la llengua anglesa.
- Autonomia.
- Expressió oral positiva.
- Orientació al client.
- Treball en equip.
- Competència digital.
- Coneixement de llengua(s) estrangera(s).
Trets de personalitats
D'altra banda, els trets de personalitat que caracteritzen aquests professionals són:
- Amabilitat.
- Proactivitat.
- Responsabilitat.
- Tolerància a l'estrès.
- Meticulositat.