Organitzador d'esdeveniments

Els organitzadors d'esdeveniments s'encarreguen de negociar, coordinar i promoure conferències i/o exposicions. Organitzen el lloc de celebració, l'allotjament i serveis com l'hoteleria i els viatges, dins d'un pressupost. S'asseguren que l'esdeveniment es desenvolupa sense problemes.

Dins d'un equip d'organització d'esdeveniments, cada professional pot assumir tasques d'una responsabilitat determinada, adaptades a les competències i titulació del treballador que duu a terme aquestes funcions.

Organitzen conferències i exposicions per a diferents tipus d'esdeveniments.

Organitzen exposicions comercials d'una temàtica concreta, que ofereixen l'oportunitat a compradors i venedors de trobar-se cara a cara, i permeten als venedors mostrar els seus productes o serveis directament.

Planifiquen noces, celebracions de tota mena i actes luctuosos.

Alguns organitzadors d'esdeveniments tracten amb tots els aspectes de la planificació, organització i publicitat. Han de tenir clar qui és el seu públic objectiu i després elaborar la millor manera de donar-los a conèixer l?esdeveniment. Pot ser que hagin d?encarregar l?elaboració de material de promoció, per exemple, revistes, diaris, fullets, llocs web i publicitat per correu, per atraure expositors i visitants .

També poden utilitzar el correu electrònic, missatges de text i les xarxes socials per promocionar els seus esdeveniments. Per a les exposicions més àmplies que estan obertes al públic poden treballar amb una agència per crear publicitat a la televisió i/o a la ràdio.

Venen espais d'exposició i s'asseguren que les instal·lacions compleixen amb tots els requisits, incloent-hi la normativa de salut i seguretat.

Han de negociar amb els administradors de l'espai de l?exposició, amb els dissenyadors i amb les empreses de càtering. Al final de l?esdeveniment, l?organitzador avalua l?èxit de l?exposició esbrinant l?opinió dels expositors i visitants, i analitzant les xifres d?assistència.

Alguns organitzadors d'esdeveniments s'especialitzen en un aspecte del seu desenvolupament, per exemple, en màrqueting, vendes o operacions. Poden participar en la gestió de riscos o d?assegurances.

Els organitzadors d'esdeveniments també s?encarreguen de la planificació, coordinació i negociació de diferents activitats, tasques que inclouen:

• Trobar i reservar llocs adequats.
• Comprovar els contractes d?assegurances, la concessió de llicències i el compliment de la normativa de salut i seguretat.
• Organitzar les invitacions i la publicitat.
• Processar registres i pagaments (sovint es fa en línia)
• Organitzar l?allotjament i els serveis d?àpats.

Sovint han d?ajudar a establir el programa de conferenciants, tallers i activitats socials associades a les conferències.

De vegades han d?obtenir l?equip tècnic que necessiten els conferenciants i fer arranjaments per configurar-lo. Això pot incloure reproductors de vídeo, ordinadors, accés a Internet, il·luminació especial i sistemes de so. També poden responsabilitzar-se d?organitzar el transport per als conferenciants.
A més del treball de planificació, els organitzadors s?han d?assegurar que els esdeveniments s?organitzen sense problemes i que s?ajusten als pressupostos. Sovint assisteixen a l?exposició o conferència, supervisen el registre, controlen els altaveus i s'asseguren que els esdeveniments es realitzen a temps, per exemple. Han d?actuar amb rapidesa si sorgeixen problemes o quan algú fa una petició inesperada.

Sovint, organitzen i coordinen més d'un esdeveniment alhora. Els organitzadors amb més experiència sovint estan especialitzats en l?organització de determinats tipus d'esdeveniments, per exemple, grans conferències nacionals.
En molts llocs de treball es requereix que l?organitzador viatge sovint i passi períodes de temps curts fora de casa.

Per ser organitzador d'esdeveniments cal:

• Ser sociable, discret, tranquil i ben organitzat.
• Planejar el treball amb anticipació i prioritzar tasques.
• Estar disposat a viatjar.
• Treballar bé en equip.
• Prestar atenció als detalls.
• Ser capaç d'analitzar i avaluar la informació i de generar informes.

Així mateix, ha de tenir:

• Bones habilitats de comunicació escrita i verbal.
• Habilitats de negociació.
• Resistència per treballar durant jornades molt llargues, sovint sota pressió.
• Aptituds per a la recerca.
• Habilitats per resoldre problemes.
• Habilitats numèriques per treballar amb els pressupostos.
• Habilitats per a la gestió de projectes.
• Bones habilitats de TIC.

Per a alguns llocs de treball, resulta útil el coneixement d'un idioma estranger. També és convenient tenir permís de conduir.

• Aptituds per a la comunicació verbal i escrita.
• Aptituds per a la gestió de projectes.
• Aptituds per a la planificació.
• Aptituds per a les llengües estrangeres.
• Aptituds per redactar informes.
• Ben organitzador.
• Capaç d'analitzar informació.
• Capaç de prestar atenció al detall.
• Capaç de treballar sota pressió.
• Capacitat per a treballar en equip.
• Capacitat per prioritzar tasques.
• Extravertit.
• Gestiona serveis com ara càtering i viatges.
• Habilitat per a la investigació.
• Habilitat per a la negociació.
• Habilitat per als números.
• Habilitat per avaluar.
• Habilitat per resoldre problemes.
• Habilitats en informàtica.
• Organitza actes socials, gestiona recepcions, conferències.
• Organitza la publicitat a fi d'atraure expositors i visitants.
• Permís de conduir complet.
• Planifica, coordina i dóna publicitat a conferències i exhibicions.
• Resol problemes que sorgeixen durant els esdeveniments.
• Responsable d'organitzar l'equip tècnic i a càrrec de seguretat.
• S'encarrega d'organitzar on tindran lloc els esdeveniments.
• Tranquil.
• Treballa sota un pressupost fix.
• Valora l'èxit de conferències i exposicions.

• Organitzador de bodes