Auxiliar administratiu

Els auxiliars administratius i les auxiliars administratives ajuden a mantenir el funcionament correcte i eficaç de les oficines i despatxos prestant suport en tasques administratives i d'informació, així com algunes operatives bàsiques de comptabilitat o d'altres àrees, seguint les directrius de l'empresa.

Generalment, treballen sota la supervisió de l'administratiu o d'un superior jeràrquic.

Realitzen múltiples funcions de suport en tasques de processament inicial de la informació, organització d'arxius, gestió de la correspondència, tramitació de documents i atenció al client.

Entre les seves funcions concretes destaquen:

• Comunicacions: atenció telefònica, registre i comunicació de missatges, gestió del correu electrònic, la correspondència postal i paqueteria. També acostumen a cobrir substitucions a la recepció.
• Gestió documental: complimentació de fulles de registre o impressió i fotocopiat de documents.
• Arxiu: manteniment de l'ordre i la seguretat dels sistemes d'arxivat, control i actualització de bases de dades, recuperació i assistència per a trobar la informació a petició d'altres membres del personal.
• Tractament de textos: transcripció de l'àudio d'una veu gravada, introducció del text a partir d'un esborrany o selecció de la informació d'interès d'un document.
• Recursos humans: gestió de les dades del personal, com ara fitxes d'hores treballades, absències, contribucions de jubilació, reclamacions de reemborsament per despeses i drets a vacances.
• Comptabilitat: tasques bàsiques de comptabilitat i finances, com la preparació de factures i el càlcul del cost de les comandes dels clients; o la deducció d'impostos, l'assegurança de malaltia i les cotitzacions a la seguretat social de les nòmines de salaris dels treballadors.
• Inventari: control i provisió de les existències de material d'oficina.

Interessos

Els auxiliars administratius i les auxiliars administratives acostumen a tenir interès per: 

• Donar suport a altres persones.
• Participar en ambients i dinàmiques de coordinació i comunicació constant amb persones i equips.
• Organitzar informació i desenvolupar procediments de treball eficients.
• Mantenir l'ordre i realitzar tasques clares i conegudes.

Competències

Per als auxiliars administratius és important disposar de les següents capacitats tècniques: 

• Capacitats de gestió del temps i compliment de terminis.
• Habilitat en mecanografia.
• Habilitats comunicatives i d'atenció al client.
• Aptitud per a l'elaboració d'informes.
• Coneixements administratius i normatius específics del camp d'activitat de l'empresa.
• Domini de programes d'ofimàtica, com Word o Excel.
• Domini de programes de correu i missatgeria, com Outlook.
• Domini de procediments de registre, gestió i arxivament documental, amb programes ERP com SAP o Dynamics.
• Competència en la confecció de nòmines i factures, amb programes com Facturaplus.
• Coneixements de comptabilitat i finances, i programes com Contaplus.
• Coneixements d'anglès tècnic administratiu.

Trets de personalitat

Algunes característiques de personalitat útils per a aquesta professió són:

• Minuciositat.
• Agilitat.
• Puntualitat.
• Discreció.
• Constància.
• Dinamisme.
• Cordialitat.

• Assistent administratiu de l'Administració Pública
• Administratiu