Assistent personal

Els assistents personals (AP) són professionals de confiança que proporcionen suport administratiu i personal als alts directius. La seva funció principal és ajudar els directius fer un millor ús del seu temps, per exemple, atenent a les seves trucades telefòniques i correu electrònic, gestionant la seva agenda, programant cites i investigant i resumint la informació pertinent per a la preparació de reunions.

La funció principal d'un assistent personal és ajudar a un gerent o director, o de vegades a un equip de gestió, a fer un millor ús del seu temps, gestionar la seva càrrega de treball i assegurar-se que la seva oficina funcioni sense problemes. La principal diferència amb una persona que realitza funcions de secretària és que l'assistent personal s'ocupa també de l'organització de qüestions personals, com ara, viatges familiars.

En concret, un assistent personal s'ocupa de:

• Realitzar tasques de secretaria administrativa i d'alt nivell, incloent les actes de les reunions, l'enviament de correus electrònics, l'elaboració d'informes i la preparació de les presentacions. És important que l'assistent personal sigui una persona amb iniciativa i compti amb la plena confiança del directiu per poder treballar de forma autònoma sense la intervenció d'aquest, per exemple, redactant cartes o anticipant-se a les seves necessitats.
• Gestionar l'agenda del directiu. Dins de l'empresa, els assistents personals s'ocupen de programar de les reunions i prioritzen i concerten cites en nom del directiu / a. Poden representar el seu gerent en algunes reunions. En l'àmbit personal, s'ocupen de gestionar-les cites, viatges o reunions privades, així com preparar els itineraris i fer les reserves als hotels.
• Atenció telefònica i via correu electrònic. Solen atendre les trucades telefòniques del seu cap. L'assistent personal és la persona encarregada de filtrar la comunicació perquè només li arribi al directiu les trucades que considera importants. Distribueixen la resta de peticions a la persona o departament apropiat.
• Suport a la contractació, formació i supervisió dels auxiliars administratius. Els assistents personals solen tenir un alt càrrec dins de l'empresa i els sistemes d'organització de l'oficina i han de delegar moltes tasques d'oficina a altres persones, per això, poden encarregar-se de buscar i formar les persones que estan involucrades en les tasques de el seu dia a dia.
• Organització d'esdeveniments. Alguns assistents personals s'encarreguen de l'organització de conferències i esdeveniments per a l'empresa o el directiu, realitzant funcions de relacions públiques o de comunicació corporativa (redactant comunicats de premsa). Per a exercir correctament aquesta funció és important tenir una llista de contactes i proveïdors actualitzada.
• Recerca d'informació i documentació. L'assistent personal s'assegura que el seu cap està ben preparat per a les reunions. Poden buscar informació, per exemple, en revistes especialitzades, departaments governamentals o institucions professionals, i resumir la informació de manera clara i concisa per al benefici del gerent.

Per ser assistent personal es necessita:

• Formació específica en assistència a la direcció.
• Domini d'idiomes, especialment l'anglès.
• Excel·lents habilitats per l'organització.
• Prestar atenció als detalls.
•  Planificar i prioritzar les seves tasques.
• Habilitats de comunicació verbal, per rebre visitants i servir d'enllaç entre clients i directius, per exemple.
• Ser flexible per fer front a les noves tasques a mesura que sorgeixen.
• Bones habilitats de comunicació escrita i un bon nivell de català.
• La capacitat d'analitzar la informació i de presentar resums de forma clara i concisa.
•  Habilitats de TIC i habilitats de processament de textos, amb la possibilitat d'utilitzar correu electrònic, fulls de càlcul i programari de presentació.
• Habilitats d'investigació, per ajudar els gerents a preparar-se per les reunions.
• La capacitat d'entendre com funciona la seva organització, per exemple, la funció de cada departament i la relació entre diferents departaments o la relació de l'empresa amb els clients.
• Tacte i discreció.
• Poder mantenir la informació confidencial.
• Confiança i criteri propi.
• Mantenir la calma sota pressió.
• La capacitat de delegar tasques als empleats i de supervisar el personal en absència del gerent.

• Aptituds per a la comunicació verbal i escrita.
• Aptituds per a la planificació.
• Aptituds per delegar.
• Aptituds per redactar informes.
• Capaç d'analitzar informació.
• Capaç de mantenir informació confidencial.
• Capaç de mantenir la calma sota pressió.
• Capaç de prestar atenció al detall.
• Capacitat per prioritzar tasques.
• Capacitats organitzatives.
• Discret.
• Habilitat per a la investigació.
• Habilitat per al processament de textos.
• Habilitat per als negocis.
• Habilitats en informàtica.
• Segur.