Assistent administratiu de l'Administració Pública

Els assistents administratius de l'Administració Pública treballen en organismes i departaments governamentals. Ajuden a garantir que les oficines funcionin correctament. Per exemple, actualitzen, registren i emmagatzemen informació i documents, responen a preguntes, gestionen el correu i mantenen els comptes al dia. És possible que hagin de fer algunes tasques de recepció.

L'Administració Pública està formada per un gran nombre d'organismes i departaments governamentals.
 
Els ministeris que formulen política, com, per exemple:

• el Ministeri d'Educació,
• el Ministeri de Sanitat, Serveis Socials i Igualtat,
• el Ministeri de Foment.

Els organismes que porten a terme les polítiques, com, per exemple:

• l'Agència de Seguretat Alimentària i Nutrició,
• l'Agència Espanyola de Cooperació Internacional per al Desenvolupament,
• el Consell de Seguretat Nuclear.

Els assistents administratius poden treballar en qualsevol ministeri o organisme. Les seves tasques varien àmpliament en funció del lloc de treball, però acostumen a incloure, principalment, les tasques següents:

• l'actualització d'arxius,
• el tracte amb clients,
• l'ús de tecnologies de la informació.

Alguns assistents administratius poden realitzar tasques del tipus següent:

• obrir i expedir correu,
• enviar correu electrònic,
• realitzar fotocòpies,
• atendre consultes telefòniques i agafar encàrrecs
• sol·licitar subministraments,
• organitzar reunions,
• cobrir el lloc de recepció.

Sovint han de processar i registrar informació mitjançant l’actualització de bases de dades o arxius informàtics. Alguns assistents també s’han d’encarregar de sistemes de classificació de documents i assegurar-se que els documents importants es registren i emmagatzemen de forma correcta.
 
També poden ser responsables de realitzar càlculs, com ara preparar dades per a comptes o informació estadística, o processar pagaments. Poden encarregar-se dels registres d’empleats, com ara targetes de registre d’horari, les absències i les dates dels permisos anuals del personal i les notes de despeses.
 
Molts assistents administratius realitzen tasques de processament de textos, com ara preparar cartes, informes, notes de premsa o butlletins informatius.
 

L'assistent administratiu ha de tenir les característiques següents:

• Ser capaç de treballar amb precisió i de fixar-se en els detalls.
• Ser organitzat i metòdic.
• Ser capaç de prioritzar tasques, especialment si treballa per a diferents persones.
• Tenir empatia si ha de tenir tracte amb el públic.
• Ser capaç de gestionar informació confidencial.
• Ser capaç d’adaptar-se i de tenir iniciativa en absència del seu cap.

Ha de tenir les habilitats següents:

• D’escriptura i matemàtiques.
• De tecnologies de la informació i mecanografiat, que sovint comporten habilitats en el processament de textos, fulls de càlcul o bases de dades.
• Interpersonals i de comunicació.
• De treball en equip.
• D’ús d'equip d'oficina estàndard, com ara fotocopiadores.

En funció del lloc, ha de disposar d’habilitats d'atenció al client.

• Actualitza els registres dels treballadors.
• Actualitza registres.
• Agafa els missatges.
• Aptituds per treballar amb equips de l'oficina.
• Aptituds per treballar en el servei al client.
• Atén consultes telefòniques.
• Ben organitzador.
• Bon tracte per telèfon.
• Capaç de mantenir informació confidencial.
• Capaç de prendre la iniciativa.
• Capaç de prestar atenció al detall.
• Capacitat per a treballar en equip.
• Capacitat per prioritzar tasques.
• Concerta cites.
• D'aspecte intel·ligent.
• Fa fotocòpies i realitza tasques administratives.
• Fa les comandes.
• Flexible.
• Habilitat en mecanografia.
• Habilitat per a escriure en anglès.
• Habilitat per als números.
• Habilitats comunicatives.
• Habilitats en informàtica.
• Habilitats interpersonals.
• Metòdic.
• Passa a ordinador documents.
• Porta un registre, realitza tasques administratives, porta la comptabilitat.
• Registra i verifica informació.
• Rep i envia e-mails.
• S'encarrega del correu entrant i sortint.
• Tracta amb clients o el públic en general.
• Treballa a recepció.
• Treballa en equip.

• Auxiliar administratiu