Què és un Assistent a la direcció?
Els i les assistents de direcció treballen en estreta col·laboració amb els directius i alts comandaments dels departaments de les empreses.
Realitzen funcions de gestió, coordinació, comunicacions i suport dels assumptes relatius a la direcció, contribuint a potenciar la capacitat operativa dels executius.
Aquests professionals també són coneguts com a secretaris de direcció, paraula que prové de “secret”, ja que ocupen un lloc de màxima confiança dins de les empreses i tracten amb informació confidencial i dades personals.
Desenvolupen el seu treball en oficines i despatxos. Aquest lloc requereix altes capacitats organitzatives, interpersonals i comunicatives, a més d'amplis coneixements administratius, empresarials i jurídics, així com del funcionament específic de l'empresa i el seu sector.
Funcions d'un Assistent a la direcció
- Controlar les comunicacions relatives a la direcció, internes o externes.
- Regular qui té accés als dirigents, amb autonomia de decisió, i filtrar els missatges segons la seva prioritat.
- Coordinar l'activitat de l'empresa, assegurant la fluïdesa en els canals de comunicació entre els òrgans executius i els responsables de cada àrea.
- Organitzar l'agenda dels directius, programar reunions i avisar de les dates clau.
- Organitzar viatges, esdeveniments i actes corporatius, seguint els protocols de l'empresa.
- Assistir a reunions i redactar actes.
- Redactar i processar documents administratius i jurídics, complint amb la legislació vigent.
- Administrar l'arxiu propi de la secretaria de direcció, seguint les normes de seguretat i confidencialitat.
- Elaborar presentacions de documents, informes i propostes, incorporant textos, dades i gràfics.
- Supervisar informes dels departaments i l'execució de les ordres directives.
- Realitzar tasques generals de gestió comercial, comptable, fiscal o de recursos humans.
- Rebre i atendre les visites a la direcció i cooperar en les relacions públiques, actuant com a portaveu segons el protocol.
- Detectar necessitats i anticipar problemes, facilitant solucions de manera proactiva.
- Assegurar la logística dels mitjans materials i humans necessaris.
- Cuidar les relacions interpersonals i vincles dins de l'empresa i amb entitats externes.
Perfil professional d'un Assistent a la direcció
Interessos
Els assistents de direcció solen tenir interès per:
- Exercir treballs dinàmics i en contacte directe amb altres persones.
- Actuar com a intermediari en la comunicació entre persones.
- Assistir a directius en les activitats empresarials.
- Coordinar tasques, calendaris i persones.
- Manejar agendes i organitzar esdeveniments.
- Fer tasques administratives, d'organització i de gestió.
Competències
Un assistent de direcció ha de comptar amb diferents habilitats, coneixements i capacitats tècniques:
- Aptituds de calendarització, gestió del temps i compliment de terminis.
- Capacitats per a l'elaboració i adaptació d'informes i presentacions.
- Coneixement del sector i particularitats del funcionament intern de l'empresa.
- Coneixement dels procediments administratius per a l'emplenament de documentació en els organismes públics.
- Capacitat d'adequació de la comunicació a directius, clients i professionals.
- Habilitats comunicatives i d'atenció al client.
- Comunicació oral i escrita en, com a mínim, dos idiomes estrangers. L'anglès i una altra llengua com, per exemple, l'alemany o el francès.
- Coneixements d'anglès tècnic administratiu.
- Domini de programes d'ofimàtica com Word i Excel.
- Domini de programes de correu i missatgeria, com Outlook.
- Domini de procediments de registre, gestió i arxiu documental, amb programes com ERP.
- Coneixements de comptabilitat i finances.
A més, és convenient posseir les següents competències transversals:
- Adaptació i flexibilitat.
- Planificació i organització.
- Anàlisi i síntesi.
- Comprensió i expressió escrita.
- Autonomia.
- Competència digital.
- Expressió oral positiva.
- Coneixement de llengües estrangeres.
- Orientació a la tasca.
- Treball en equip.
Trets de personalitat
D'altra banda, els aspectes de personalitat que caracteritzen a aquests professionals són:
- Dinamisme.
- Proactivitat.
- Cordialitat.
- Sociabilitat.
- Discreció.
- Responsabilitat.
- Meticulositat.
- Puntualitat.
- Tolerància a l'estrès.