Què és un Administratiu?
Els administratius i les administratives s'encarreguen d'executar diferents tipus de tràmits i gestions en empreses de tots els sectors.
Mitjançant una gestió eficaç i eficient de la informació i comunicacions, el registre de documents o la realització de tràmits i factures, entre altres tasques, garanteixen un funcionament àgil i correcte de les organitzacions i l'Administració pública.
Tenen una presència transversal en els diferents sectors i abasten múltiples àrees dins de les empreses. En funció de la grandària de l'organització, poden fer tasques més generals d'administració i gestió o més específiques del departament al qual dona suport, en àrees com a recursos humans, comptabilitat i fiscalitat, finances, logística o comercial.
Aquests professionals compten amb els coneixements tècnics en normativa jurídica i administrativa de qualsevol empresa. Es tracta de persones polivalents amb una alta capacitat organitzativa per a fer front a tasques diverses i complir amb altes càrregues de treball en els temps i forma establerts.
Funcions d'un Administratiu
Els administratius gestionen, comuniquen, organitzen, planifiquen, atenen i efectuen tasques administratives, de suport i recolzament a l'organització.
Entre les principals funcions dels administratius es troben:
- Respondre a les comunicacions, internes o externes, que arribin a l'empresa a través de diferents canals i en l'idioma requerit. Així mateix, fer arribar el missatge als destinataris indicats.
- Tramitar, registrar, classificar i actualitzar documents pel funcionament correcte de les àrees comercial, financera, comptable, fiscal i laboral de l'organització.
- Assegurar el compliment de l'aplicació de la normativa vigent, estàndards de qualitat i condicions de seguretat de la informació en totes les àrees de l'empresa.
- Elaborar informes i documents a partir d'ordres rebudes, informació obtinguda i necessitats detectades.
- Realitzar cobraments a clients i pagaments a empleats i proveïdors, emplenant la documentació precisa per a cada cas, com a factures, nòmines o albarans.
- Organitzar, coordinar, supervisar i proposar millores en els processos d'administratius de l'empresa.
- Distribuir tasques en l'equip d'auxiliars administratius i supervisar el seu acompliment.
- Comunicar-se amb clients i proveïdors, garantint la fluïdesa de la relació i vetllant per la qualitat dels serveis.
- Presentar i tramitar documents en diferents organismes i administracions públiques en els terminis i forma requerits.
- Organitzar i concertar reunions, esdeveniments corporatius i viatges de negocis.
- Atendre el públic, informar i processar incidències o reclamacions a través de diferents vies: assistència presencial, telefònica, correu electrònic, postal, etc.
Perfil professional d'un Administratiu
Interessos
Els administratius i administratives acostumen a tenir interès en:
- Donar suport administratiu en tot tipus d'organitzacions.
- Participar en ambients i dinàmiques de coordinació i comunicació constant amb persones i equips.
- Organitzar informació i desenvolupar procediments de treball eficients.
- Mantenir l'ordre i dur a terme tasques clares i conegudes.
Competències
Per a exercir com a administratiu és important disposar de les següents aptituds i capacitats tècniques:
- Capacitats de planificació, gestió del temps i compliment de terminis.
- Habilitats comunicatives i d'atenció al client.
- Aptituds per a l'elaboració i actualització d'informes.
- Capacitat per a donar suport i assessorament a diverses àrees de les empreses, proveïdors, clients o ciutadans.
- Coneixements administratius i normatius específics del camp d'activitat de l'empresa.
- Domini de programes d'ofimàtica, com ara Word i Excel.
- Domini de programes de correu i missatgeria, com Outlook.
- Domini de procediments de registre, gestió i arxiu documental, amb programes com ERP.
- Competència en la confecció de nòmines i factures, amb programes com Facturaplus.
- Coneixements de comptabilitat i finances, i programes com Contaplus.
- Coneixements d'anglès tècnic administratiu.
Així mateix, és convenient comptar amb les següents competències transversals:
- Organització i planificació.
- Treball en equip.
- Orientació al client.
- Comunicació oral positiva.
- Comprensió i expressió escrita.
- Competència digital.
- Anàlisi numèrica.
- Coneixement de llengües estrangeres.
Trets de personalitat
D'altra banda, alguns aspectes de personalitat que caracteritzen a aquests professionals són:
- Meticulositat.
- Dinamisme.
- Flexibilitat.
- Discreció.
- Constància.
- Tolerància a l'estrès.
- Cordialitat.